退職届に署名して提出する方法

3ステップで退職届に署名

1. 01

   会社の書式か自作のPDFを開く

   指定の書式があればそのPDFを、なければ自分で作った文書をPDFに書き出して開きます。紙の書式しかない場合は撮影しても構いません。

2. 02

   署名し、日付を入れる

   氏名欄に署名を置き、提出日を記入します。押印欄がある書式では、印影を撮影して画像として配置できます。

3. 03

   保存し、控えを残して提出する

   焼き込み済みのPDFを保存し、提出前に自分の控えとして残しておきます。送信したメールと合わせて、いつ提出したかの記録になります。

提出する前に確認しておくこと

まず日付です。期間の定めのない雇用では、民法上、退職の申し入れから2週間で契約が終了します。ただし就業規則で1か月前など、より長い予告期間を定めている会社は多く、実務ではそちらに沿って進めるほうが円滑です。有給休暇の残日数と最終出社日の関係も、この段階で整理しておくと後が楽になります。

書き方も一度確認してください。会社都合か自己都合かで書きぶりが変わります。自己都合であれば「一身上の都合により」と書くのが一般的です。退職届と退職願は意味が違い、届は確定的な意思表示、願は承認を求める形式です。会社の指定がある場合はそれに従ってください。

会社が紙と押印を求める場合

退職の意思表示に法令上の方式はなく、2020年の政府の「押印についてのQ&A」でも押印がなくても契約は成立すると整理されています。それでも紙と押印を求める会社はあります。これは社内規程による運用で、争ってもあまり得はありません。求められたら印刷して提出し、控えを残してください。

記録を残す観点では、提出方法よりも提出した事実が残ることのほうが重要です。メールで提出するなら送信済みメールを、紙で提出するなら署名済みPDFの控えと提出日を残しておいてください。

よくある質問

退職届は手書きでないといけませんか。

法律上の決まりはありません。会社が書式や提出方法を指定していればそれに従い、指定がなければPDFで作成して署名する形でも問題ありません。手書き文化が残る職場もあるので、迷ったら人事に一度確認するのが早いです。

メールに添付して提出しても有効ですか。

意思表示としては有効です。会社が受領を確認できる形であることが実務上の要点になります。就業規則が提出先や方法を定めている場合はそれに従ってください。送信済みメールが提出日の記録として残る点は、紙にはない利点です。

退職届をオンラインのツールで扱っても安全ですか。

退職届には氏名と退職理由、所属が書かれます。この署名ツールはブラウザ内で処理し、アップロードしません。端末に保存されるだけなので、提出先の会社以外の誰も、その書類を持つことがありません。