メールで受け取った書類に署名する方法

受信トレイから署名済みの返信まで

1. 01

   添付ファイルを保存する

   メールアプリのプレビュー上で作業せず、PDFを一度ダウンロードします。スマートフォンでは共有メニューから「ファイル」やダウンロードフォルダーに保存しておくと、すぐに選び直せます。

2. 02

   ブラウザで署名する

   無料の署名ツールを開き、保存したファイルを選び、署名欄の位置に署名を配置します。日付欄があれば日付も追加します。処理はすべてタブ内、端末の上で完結します。

3. 03

   署名済みファイルを添付して返信する

   スレッドを分断しないよう元のメールに返信し、署名済みPDFを添付して、署名済みの版を添付した旨を一行添えます。元の添付ファイルは自分の控えとして残しておきます。

相手が整理しやすいファイル名にする

署名済みファイルは元のファイル名を引き継いだ名前で保存されます。添付する前に、元のファイル名に自分の姓を足すなど、相手が保管しやすい名前に変えておくとよいでしょう。週に20件の契約書を処理する担当者にとっては、その一手間が効きます。

新規メールではなく元のメールに返信してください。そのスレッドには版のやり取り、期限、文面で合意した内容がすでに残っています。小規模な取引では、それが記録として最も近いものになります。

スマートフォンだけで完結させる

スマートフォンでもアプリのインストールは不要です。メールアプリから添付を保存し、端末のブラウザで署名ツールを開き、ファイルを選んで指で署名します。ページを拡大した状態で指で書いた署名は、ページ全体の縮尺のまま走り書きしたものより、実際の署名にずっと近い形になります。

署名済みPDFは端末のダウンロードに入ります。メールアプリに戻り、返信画面からそのファイルを添付します。ここまでで所要はおよそ2分、その間ファイルは端末から出ません。

アップロード型のツールを使わないほうがよい理由

メールで届く契約書には、素性の分からないサーバーに置きたくない情報がひととおり入っています。氏名、住所、口座情報、報酬額、場合によっては本人確認書類の番号まで。無料のウェブツールにアップロードするということは、保存期間の説明を読んでいない第三者にそれらを預けるということです。

ここで使える無料ツールでは、その判断自体が不要になります。ファイルはブラウザ内で読み込まれて署名されるため、どこのサーバーにも複製が残りません。保管も漏えいも開示請求も、対象となるものが存在しない状態です。機微な書類を扱う前に確かめたい場合は、開発者ツールのネットワークタブを開いてみてください。書類を運ぶ通信は一つもありません。

よくある質問

GmailやOutlookのプレビュー画面から直接署名できますか。

先に添付ファイルを保存する必要があります。メールのプレビューはPDFを表示しますが、渡されるのは一時的な複製で、他のアプリから常に参照できるとは限りません。ダウンロードは一操作で済み、署名済みの版が返信に添付できる実体のあるファイルになります。

受け取る相手にアカウントは必要ですか。

不要です。相手が受け取るのは返信に添付された通常のPDFで、どのビューアーでも開けます。登録も、署名リンクのクリックも、メールアドレスの確認も求められません。そもそも相手がPDFを送ってきたのは、その手間を避けたかったからであることが多いはずです。

署名するとき、添付ファイルはアップロードされますか。

されません。書類はブラウザ内で動くコードが開いて署名し、そのまま端末に保存されます。当社にも第三者にも送信されません。ネットワークタブで確認できますし、ページ読み込み後にインターネット接続を切ってから署名しても問題なく完了します。

返信には何と書けばよいですか。

一行で足ります。署名済みの版を添付したこと、そして返送してほしいものがあればその旨。たとえば先方の署名も入った版が必要な場合です。期限を指定されていたなら、同じ文で期限内である旨を添えておくと、催促のメールを一往復減らせます。