Ein per E-Mail erhaltenes Dokument unterschreiben

Vom Posteingang zur unterschriebenen Antwort

1. 01

   Anhang speichern

   Laden Sie das PDF aus der E-Mail herunter, statt in der Vorschau des Mailprogramms zu arbeiten. Am Handy über das Teilen-Menü in Dateien oder Downloads sichern, damit Sie es gleich wieder auswählen können.

2. 02

   Im Browser unterschreiben

   Öffnen Sie den kostenlosen Signer, wählen Sie die gespeicherte Datei und setzen Sie Ihre Unterschrift auf die vorgesehene Linie. Datum ergänzen, falls das Dokument eines verlangt. Alles passiert im Tab, auf Ihrem Gerät.

3. 03

   Mit der signierten Kopie im Anhang antworten

   Antworten Sie auf die ursprüngliche Mail, damit der Verlauf zusammenbleibt, hängen Sie das unterschriebene PDF an und schreiben Sie in einer Zeile, dass die signierte Fassung anhängt. Den Originalanhang behalten Sie im eigenen Archiv.

Benennen Sie die Datei so, dass die Gegenseite sie ablegen kann

Die signierte Datei wird mit einem Namen heruntergeladen, der sich am Original orientiert. Bevor Sie sie anhängen, lohnt sich ein ablagefähiger Name, etwa der ursprüngliche Name gefolgt von Ihrem Nachnamen. Wer zwanzig unterschriebene Verträge pro Woche bearbeitet, dankt es Ihnen.

Antworten Sie auf die ursprüngliche Nachricht statt eine neue zu schreiben. Der Verlauf enthält bereits Versionsstand, Frist und das schriftlich Vereinbarte, was bei kleineren Abschlüssen dem nächsten kommt, was man Akte nennen kann.

Alles vom Handy aus erledigen

Am Handy funktioniert das ohne Installation. Anhang aus der Mail-App speichern, den Signer im Handy-Browser öffnen, die Datei auswählen und die Unterschrift mit dem Finger zeichnen. Eine Fingerunterschrift auf einer herangezoomten Seite kommt Ihrer echten deutlich näher als ein Gekritzel in Seitengröße.

Das unterschriebene PDF landet in den Downloads des Telefons. Zurück in die Mail-App, antworten, von dort anhängen. Der ganze Vorgang dauert etwa zwei Minuten und verlässt das Gerät nie.

Warum hier kein Dienst mit Upload

Ein per Mail zugeschickter Vertrag enthält meist genau das, was man nicht auf einem fremden Server liegen lassen möchte: Namen, Adressen, Bankverbindungen, Gehaltszahlen, manchmal eine Ausweisnummer. Ihn zu einem kostenlosen Webdienst hochzuladen heißt, all das einem Dritten zu übergeben, dessen Aufbewahrungsfristen Sie nicht gelesen haben.

Der kostenlose Signer hier räumt die Frage ab. Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen und gestempelt, es bleibt also keine Kopie auf irgendeinem Server, die aufbewahrt, geleakt oder beschlagnahmt werden könnte. Wer es vor einem heiklen Dokument sehen will, öffnet den Netzwerk-Tab der Entwicklertools: Keine Anfrage trägt das Dokument.

Häufige Fragen

Kann ich direkt aus der Gmail- oder Outlook-Vorschau unterschreiben?

Sie müssen den Anhang zuerst speichern. Mail-Vorschauen zeigen das PDF an, geben aber nur eine temporäre Kopie heraus, die andere Programme nicht immer erreichen. Der Download dauert einen Klick und macht die signierte Fassung zu einer echten Datei, die Sie anhängen können.

Braucht die Gegenseite ein Konto, um sie zu öffnen?

Nein. Sie bekommt ein gewöhnliches PDF im Anhang Ihrer Antwort, das sich in jedem Viewer öffnet. Niemand muss sich registrieren, einen Signaturlink anklicken oder eine Adresse bestätigen, was meist der Grund war, warum man Ihnen überhaupt ein PDF geschickt hat.

Wird der Anhang beim Unterschreiben hochgeladen?

Nein. Das Dokument wird von Code in Ihrem Browser geöffnet und unterschrieben und danach auf Ihrem Gerät gespeichert. Übertragen wird es weder an uns noch an sonst jemanden. Prüfbar im Netzwerk-Tab, oder indem Sie sich nach dem Laden der Seite vom Internet trennen und trotzdem unterschreiben.

Was schreibe ich in die Antwort?

Eine Zeile genügt: dass die unterschriebene Kopie anhängt und ob Sie etwas zurück brauchen, etwa die gegengezeichnete Fassung. Wurde Ihnen eine Frist genannt, spart die Bestätigung im selben Satz, dass Sie sie eingehalten haben, eine Nachfassmail.