Ein Dokument an jemanden zum Unterschreiben senden

Der kostenlose Weg in drei Schritten

1. 01

   Zuerst selbst unterschreiben

   Öffnen Sie das PDF im kostenlosen Signer, setzen Sie Ihre Unterschrift und das Datum, laden Sie herunter. Ein bereits von Ihrer Seite unterschriebenes Dokument macht deutlich, was Sie zurück erwarten.

2. 02

   Mit klarer Bitte verschicken

   Hängen Sie das unterschriebene PDF an und schreiben Sie in einer Zeile, was Sie brauchen und bis wann. Nennen Sie, wo im Browser unterschrieben werden kann, denn die meisten scheitern am Drucker, nicht an der Entscheidung.

3. 03

   Die Rückläufer ablegen

   Bewahren Sie die Antwort auf, denn der Mailverlauf hält Zeitpunkte und Absenderadresse fest. Bei einer formlosen Vereinbarung ist dieser Verlauf Ihre Akte.

Was der E-Mail-Weg nicht leistet

Ein Mailverlauf belegt, dass eine Datei von einem Postfach in ein anderes gewandert ist. Er belegt nicht, wer vor der Tastatur saß, dass die unterzeichnende Person die Endfassung gesehen hat, oder dass die Kopie in Ihrem Ordner die unterschriebene ist. Beim Freund, dem Sie den Transporter leihen, reicht das. Bei einem Mandantenvertrag, den Sie vielleicht durchsetzen müssen, ist es dünn.

Die zweite Schwäche ist der Versionsdrift. Sobald das PDF als Anhang hin und her geht, können zwei leicht verschiedene Fassungen kursieren, und es fällt niemandem auf, bis jemand eine Klausel zitiert, die nur in einer davon steht.

Wann sich ein Signaturlink lohnt

Eine Signaturanfrage schickt der Gegenseite statt eines Anhangs einen Link mit Ablaufdatum. Sie öffnet das Dokument, erklärt ausdrücklich ihre Einwilligung zur elektronischen Unterschrift und unterschreibt. Die Signatur wird serverseitig angebracht, das Gerät der unterzeichnenden Person kann den Dokumentinhalt also nicht verändern, und alle Beteiligten erhalten per Mail ein Abschlusszertifikat mit Zeitstempeln, Mailadressen, IP-Adressen und SHA-256-Fingerabdrücken des Dokuments.

Das zählt, wenn der Betrag groß genug für einen Streit ist, wenn mehrere Personen dasselbe Dokument unterschreiben, oder wenn Sie einem Dritten, etwa dem Steuerberater oder einer Versicherung, zeigen müssen, was passiert ist. Die Funktion gehört zu den bezahlten Tarifen, und das Dokument liegt in einem verschlüsselten Tresor mit einem Audit-Trail, der nur Anhängen erlaubt, nicht in einem Postfach.

Welchen Weg wählen

Nehmen Sie die E-Mail, wenn die Gegenseite jemand ist, dem Sie vertrauen, das Dokument kurz ist und Sie realistisch nie klagen würden. Nehmen Sie den Signaturlink, wenn es eine echte geschäftliche Vereinbarung ist, wenn mehr als zwei Personen unterschreiben, oder wenn der Betrag einen Streit rechtfertigen würde.

Man darf das offen sagen. Der E-Mail-Weg ist kostenlos und sofort da, lässt Sie aber mit einem PDF und einem Verlauf zurück. Der Link-Weg kostet Geld und mutet der Gegenseite einen Ablauf zu, und liefert dafür einen Nachweis, der außerhalb Ihres eigenen Postfachs Bestand hat.

Häufige Fragen

Kann ich ein Dokument kostenlos zum Unterschreiben verschicken?

Ja, indem Sie das PDF per Mail schicken und die unterschriebene Kopie zurückerbitten. Die Gegenseite kann es kostenlos im Browser unterschreiben, ohne Konto. Was fehlt, sind ein protokollierter Einwilligungsschritt, Zeitstempel und ein Abschlusszertifikat, und genau da verläuft die Grenze zur Signaturanfrage.

Braucht die andere Person ein Konto zum Unterschreiben?

Auf dem Mailweg nicht. Sie öffnet das PDF in einem kostenlosen Browser-Signer und antwortet mit der unterschriebenen Kopie. Beim Signaturlink öffnet sie den Link und unterschreibt dort, ebenfalls ohne Registrierung: Einen Tarif braucht nur, wer die Anfrage verschickt.

Können zwei oder mehr Personen dasselbe Dokument unterschreiben?

Per Mail geht das, wird aber unhandlich, weil jede Person die vom Vorgänger zurückgeschickte Kopie unterschreiben muss, der Reihe nach, sonst führen Sie Versionen zusammen. Ein Signaturlink verwaltet mehrere Unterzeichnende an einem Dokument und schickt am Ende allen dasselbe Abschlusszertifikat.

Was steht im Abschlusszertifikat?

Zeitstempel jeder Unterschrift, die Mailadressen der Unterzeichnenden, die IP-Adressen, von denen aus unterschrieben wurde, und SHA-256-Fingerabdrücke des Dokuments. Über den Fingerabdruck lässt sich später zeigen, dass die Datei in Ihrer Hand die unterschriebene ist und keine erneut gespeicherte Kopie.