Com enviar un document perquè el signi una altra persona

La via gratuïta, en tres passos

1. 01

   Signa tu primer

   Obre el PDF al signador gratuït, afegeix-hi la teva signatura i la data, i descarrega. Enviar un document ja signat per la teva part deixa clar què esperes de tornada.

2. 02

   Envia'l amb una petició clara

   Adjunta el PDF signat i digues en una línia què necessites i per a quan. Indica on el pot signar des del navegador, perquè gairebé tothom s'encalla a la impressora, no a la decisió.

3. 03

   Arxiva la còpia que torna

   Guarda la resposta, perquè el fil de correu conserva les dates i l'adreça des de la qual es va enviar. En un acord informal, aquell fil és el teu registre.

Què no et dóna la via del correu

Un fil de correu demostra que un fitxer va passar d'una bústia a una altra. No demostra qui hi havia davant del teclat, ni que qui va signar veiés la versió definitiva, ni que la còpia de la teva carpeta sigui la que va signar. Per a un amic a qui deixes la furgoneta, ja va bé. Per a un contracte amb un client que potser hauràs de reclamar, es queda curt.

L'altra debilitat és la deriva de versions. Quan el PDF ja és un adjunt que va i ve, poden circular dues còpies lleugerament diferents i ningú no se n'adona fins que algú cita una clàusula que només existeix en una.

Quan compensa l'enllaç de signatura

Una sol·licitud de signatura envia a l'altra part un enllaç amb caducitat en lloc d'un adjunt. Obre el document, dóna el consentiment exprés per signar electrònicament i signa. La signatura s'aplica al servidor, així que el dispositiu de qui signa no pot alterar el contingut del document, i a cada part li arriba per correu un certificat de finalització amb segells de temps, adreces de correu, adreces IP i empremtes SHA-256 del document.

Això importa quan l'import dóna per discutir, quan signen diverses persones el mateix document o quan has de mostrar a un tercer, per exemple la gestoria o una asseguradora, què va passar. Va inclòs als plans de pagament, i el document es desa en una caixa forta xifrada amb un registre d'auditoria que només admet afegits, no en una safata d'entrada.

Quina triar

Fes servir el correu quan l'altra part és algú de confiança, el document és curt i a la pràctica mai no acabaries reclamant. Fes servir l'enllaç de signatura quan el document és un acord comercial de debò, quan hi ha més de dos signants o quan l'import justificaria una disputa.

Val la pena dir-ho sense giragonses. La via del correu és gratuïta i immediata, però et deixa amb un PDF i un fil. La via de l'enllaç costa diners i obliga l'altra part a passar per un flux, i a canvi et deixa un registre que se sosté fora de la teva pròpia bústia.

Preguntes freqüents

Puc enviar un document a signar sense pagar?

Sí, enviant el PDF per correu i demanant la còpia signada de tornada. Qui el rep el pot signar gratis al seu navegador i sense compte. El que no obtens és un pas de consentiment registrat, segells de temps ni certificat de finalització, que és justament la diferència entre la via gratuïta i una sol·licitud de signatura.

L'altra persona necessita un compte per signar?

Per correu, no. Obre el PDF en un signador gratuït del navegador i respon amb la còpia signada. Amb un enllaç de signatura obre l'enllaç i signa allà, i tampoc no cal que es registri: només necessita pla qui envia la sol·licitud.

Poden signar el mateix document dues o més persones?

Per correu es pot, però es torna incòmode, perquè cada signant ha de signar la còpia que va retornar l'anterior, en ordre, o acabes fusionant versions. Un enllaç de signatura gestiona diversos signants sobre un mateix document i envia a tothom el mateix certificat de finalització en acabar.

Què conté el certificat de finalització?

Els segells de temps de cada signatura, les adreces de correu de qui va signar, les adreces IP des de les quals es va signar i les empremtes SHA-256 del document. L'empremta és el que et permet demostrar després que el fitxer que tens és el que es va signar i no una còpia tornada a desar.