Come inviare un documento da far firmare a un'altra persona

La via gratuita, in tre passaggi

1. 01

   Firma prima tu

   Apri il PDF nel firmatore gratuito, aggiungi la tua firma e la data, e scarica. Mandare un documento già firmato dalla tua parte rende evidente cosa ti aspetti indietro.

2. 02

   Mandalo con una richiesta chiara

   Allega il PDF firmato e scrivi in una riga cosa ti serve ed entro quando. Indica dove può firmarlo dal browser, perché quasi tutti si bloccano sulla stampante, non sulla decisione.

3. 03

   Archivia la copia che torna

   Conserva la risposta, perché il thread di posta tiene le date e l'indirizzo di provenienza. In un accordo informale quel thread è il tuo fascicolo.

Cosa non ti dà la via dell'email

Un thread di posta dimostra che un file è passato da una casella a un'altra. Non dimostra chi fosse davanti alla tastiera, né che chi ha firmato avesse davanti la versione definitiva, né che la copia nella tua cartella sia quella firmata. Per un amico a cui presti il furgone va benissimo. Per un contratto con un cliente che potresti dover far valere è poco.

L'altra debolezza è la deriva delle versioni. Da quando il PDF è un allegato che gira, possono circolare due copie leggermente diverse e nessuno se ne accorge finché qualcuno cita una clausola che esiste solo in una delle due.

Quando conviene il link di firma

Una richiesta di firma manda alla controparte un link con scadenza invece di un allegato. Apre il documento, dà il consenso esplicito a firmare elettronicamente e firma. La firma viene applicata sul server, quindi il dispositivo di chi firma non può alterare il contenuto del documento, e a ogni parte arriva via email un certificato di completamento con marche temporali, indirizzi email, indirizzi IP e impronte SHA-256 del documento.

Serve quando l'importo è abbastanza alto da poter finire in discussione, quando più persone firmano lo stesso documento, o quando devi mostrare a un terzo, per esempio il commercialista o un'assicurazione, cosa è successo. Fa parte dei piani a pagamento, e il documento resta in una cassaforte cifrata con un registro di audit che ammette solo aggiunte, non in una casella di posta.

Quale scegliere

Usa l'email quando la controparte è qualcuno di cui ti fidi, il documento è breve e realisticamente non andresti mai a contestare. Usa il link di firma quando il documento è un vero accordo commerciale, quando i firmatari sono più di due, o quando l'importo giustificherebbe una controversia.

Vale la pena dirlo senza giri di parole. La via dell'email è gratuita e immediata, ma ti lascia con un PDF e un thread. La via del link costa e impone alla controparte un percorso, e in cambio ti lascia una traccia che regge fuori dalla tua casella di posta.

Domande frequenti

Posso mandare un documento da firmare senza pagare?

Sì, mandando il PDF via email e chiedendo indietro la copia firmata. Chi lo riceve può firmarlo gratis nel suo browser e senza account. Quello che non ottieni è un passaggio di consenso registrato, marche temporali e un certificato di completamento, che è esattamente la differenza rispetto a una richiesta di firma.

L'altra persona ha bisogno di un account per firmare?

Via email no. Apre il PDF in un firmatore gratuito del browser e risponde con la copia firmata. Con un link di firma apre il link e firma lì, sempre senza registrarsi: il piano serve solo a chi manda la richiesta.

Possono firmare lo stesso documento due o più persone?

Via email si può, ma diventa scomodo, perché ogni firmatario deve firmare la copia restituita dal precedente, in ordine, altrimenti finisci a fondere versioni. Un link di firma gestisce più firmatari sullo stesso documento e alla fine manda a tutti lo stesso certificato di completamento.

Cosa contiene il certificato di completamento?

Le marche temporali di ogni firma, gli indirizzi email di chi ha firmato, gli indirizzi IP da cui è arrivata la firma e le impronte SHA-256 del documento. L'impronta è ciò che ti permette poi di dimostrare che il file che hai in mano è quello firmato e non una copia risalvata.