Come firmare un documento ricevuto via email

Dalla posta in arrivo alla risposta firmata

1. 01

   Salva l'allegato

   Scarica il PDF dall'email invece di lavorare dentro l'anteprima del programma di posta. Sul telefono usa il menu di condivisione e salvalo in File o nei Download, così puoi riprenderlo tra un attimo.

2. 02

   Firmalo nel browser

   Apri il firmatore gratuito, scegli il file salvato e metti la firma sulla riga prevista. Aggiungi la data se il documento la chiede. Tutto avviene nella scheda, sul tuo dispositivo.

3. 03

   Rispondi con la copia firmata in allegato

   Rispondi sull'email originale per non spezzare il thread, allega il PDF firmato e scrivi in una riga che la copia firmata è allegata. L'allegato originale tienilo nel tuo archivio.

Dai al file un nome che l'altra parte possa archiviare

Il file firmato si scarica con un nome derivato dall'originale. Prima di allegarlo, vale la pena rinominarlo in qualcosa di archiviabile, per esempio il nome originale seguito dal tuo cognome. Chi gestisce venti contratti firmati a settimana te ne sarà grato.

Rispondi al messaggio originale invece di aprirne uno nuovo. Quel thread contiene già lo storico delle versioni, la scadenza e quello che è stato concordato per iscritto, che nella maggior parte degli accordi piccoli è la cosa più simile a un fascicolo.

Farlo tutto dal telefono

Sul telefono funziona senza installare niente. Salva l'allegato dall'app di posta, apri il firmatore nel browser del telefono, scegli il file e disegna la firma con il dito. Una firma fatta col dito ma a pagina ingrandita somiglia molto più alla tua di uno scarabocchio tracciato alla dimensione del foglio.

Il PDF firmato finisce nei download del telefono. Torni nell'app di posta, rispondi e lo alleghi da lì. Il giro completo sono circa due minuti e non esce mai dal dispositivo.

Perché non usare qui un firmatore che carica i file

Un contratto che arriva via email contiene di solito proprio quello che non vorresti lasciare su un server sconosciuto: nomi, indirizzi, coordinate bancarie, cifre di stipendio, a volte un numero di documento. Caricarlo su uno strumento web gratuito significa consegnare tutto questo a un terzo di cui non hai letto la politica di conservazione.

Il firmatore gratuito qui elimina la domanda. Il file viene letto e timbrato nel tuo browser, quindi non resta nessuna copia sul server di nessuno da conservare, far trapelare o sequestrare. Se vuoi controllarlo prima di firmare qualcosa di delicato, apri la scheda Rete degli strumenti per sviluppatori e guarda: nessuna richiesta porta il documento.

Domande frequenti

Posso firmare direttamente dall'anteprima di Gmail o Outlook?

Prima devi salvare l'allegato. Le anteprime della posta mostrano il PDF ma lasciano una copia temporanea che le altre applicazioni non sempre raggiungono. Scaricarlo è un tocco e fa sì che la versione firmata sia un file vero, allegabile alla risposta.

Chi lo riceve ha bisogno di un account per aprirlo?

No. Riceve un normale PDF allegato alla tua risposta, che si apre con qualsiasi visualizzatore. A nessuno viene chiesto di registrarsi, cliccare un link di firma o confermare un indirizzo, che è di solito il motivo per cui ti hanno mandato un PDF.

L'allegato viene caricato quando lo firmo?

No. Il documento viene aperto e firmato da codice che gira nel tuo browser e poi salvato sul tuo dispositivo. Non viene trasmesso né a noi né a nessun altro. Puoi verificarlo dalla scheda Rete, oppure scollegandoti da internet una volta caricata la pagina e firmando comunque.

Cosa scrivo nella risposta?

Basta una riga: che alleghi la copia firmata e se ti serve qualcosa indietro, per esempio la versione controfirmata. Se ti avevano dato una scadenza, confermare nella stessa frase di averla rispettata ti risparmia un'email di sollecito.