Come firmare una fattura online (e quando serve davvero)

Firma una fattura in tre passaggi

1. 1

   Apri il PDF della fattura nel firmatore gratuito

   Si carica in locale: importi, IBAN e dati del cliente restano sul tuo dispositivo.

2. 2

   Aggiungi la firma dove è richiesta

   Visto di approvazione, «per ricevuta» con la data, oppure il timbro dell'azienda fotografato e posizionato come immagine: funziona tutto allo stesso modo.

3. 3

   Scarica la copia appiattita

   Il PDF firmato si salva in locale, pronto da archiviare o inviare. La fattura originale non firmata resta intatta come file a sé.

Perché le fatture si firmano anche se non servirebbe

I motivi ricorrenti: il circuito di approvazione del cliente vuole un visto firmato; una consegna si conferma firmando la fattura o il documento di trasporto come ricevuti; alcuni clienti si aspettano timbro e firma come formalità; e in certi settori la firma sulla fattura è consuetudine anche dove la norma non la chiede.

Le fatture contengono IBAN e prezzi, dati che conviene non far circolare. Firmare nel browser significa che la fattura non viene caricata su alcuno strumento di terzi lungo la strada verso la sua approvazione.

Firma disegnata e fattura elettronica (SdI): due cose diverse

Non confondere la firma disegnata con gli obblighi di fatturazione elettronica: in Italia la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio è ormai obbligatoria per la generalità di imprese e partite IVA, con un numero limitato di eccezioni, e regola il formato del documento (il file XML) e la sua trasmissione, non l'immagine del tuo autografo. Una firma disegnata sulla copia di cortesia in PDF non soddisfa né viola quelle regole: il documento fiscalmente rilevante è il file trasmesso tramite SdI. Se hai dubbi sui tuoi obblighi, verifica a parte le indicazioni dell'Agenzia delle Entrate.

Domande frequenti

Una fattura ha bisogno della firma per essere valida?

No. La validità di una fattura deriva dai suoi contenuti obbligatori, partita IVA e dati delle parti, imponibile, IVA, date; la firma non figura tra i requisiti. Le firme sulle fatture sono prassi commerciale: visti di approvazione, conferme di ricezione o preferenze del cliente.

Posso mettere il timbro dell'azienda al posto della firma?

Sì: fotografa il timbro una volta sola e posizionalo come immagine, esattamente come una firma fotografata. Il risultato è appiattito nel PDF, quindi si stampa e si archivia esattamente come l'hai posizionato.

La firma disegnata vale per la fatturazione elettronica?

No, e non serve a quello: la fattura elettronica viaggia come file XML tramite lo SdI, con le sue regole di formato e trasmissione. La firma disegnata riguarda la copia di cortesia in PDF o i flussi di approvazione interni: non sostituisce gli obblighi di fatturazione elettronica né li intralcia.