Comment signer un document reçu par email

De la boîte de réception à la réponse signée

1. 01

   Enregistrez la pièce jointe

   Téléchargez le PDF depuis l'email plutôt que de travailler dans l'aperçu du logiciel de messagerie. Sur mobile, passez par le menu de partage et enregistrez dans Fichiers ou Téléchargements pour pouvoir le retrouver.

2. 02

   Signez-le dans le navigateur

   Ouvrez l'outil gratuit, choisissez le fichier enregistré et posez votre signature sur la ligne prévue. Ajoutez la date si le document en demande une. Tout se passe dans l'onglet, sur votre appareil.

3. 03

   Répondez avec la copie signée en pièce jointe

   Répondez sur l'email d'origine pour ne pas casser le fil, joignez le PDF signé et indiquez en une ligne que la copie signée est jointe. Gardez la pièce jointe d'origine dans vos archives.

Nommez le fichier pour que l'autre partie le classe

Le fichier signé se télécharge sous un nom dérivé de l'original. Avant de le joindre, renommez-le en quelque chose de classable, par exemple le nom d'origine suivi de votre nom de famille. La personne qui traite vingt contrats signés par semaine vous en remerciera.

Répondez au message d'origine au lieu d'en créer un nouveau. Le fil contient déjà l'historique des versions, le délai annoncé et ce qui a été convenu par écrit, ce qui tient lieu de dossier dans la plupart des petits accords.

Tout faire depuis un téléphone

L'opération fonctionne sur mobile sans rien installer. Enregistrez la pièce jointe depuis l'application mail, ouvrez l'outil dans le navigateur du téléphone, choisissez le fichier et dessinez votre signature au doigt. Une signature tracée au doigt sur une page zoomée ressemble bien plus à la vôtre qu'un gribouillis fait à l'échelle de la page.

Le PDF signé arrive dans les téléchargements du téléphone. Vous revenez dans l'application mail, vous répondez et vous le joignez depuis là. La boucle complète prend environ deux minutes sans jamais quitter l'appareil.

Pourquoi éviter ici un outil qui téléverse

Un contrat reçu par email contient souvent précisément ce qu'on ne voudrait pas laisser sur un serveur inconnu : noms, adresses, coordonnées bancaires, montants de salaire, parfois un numéro de pièce d'identité. Le téléverser vers un outil web gratuit revient à confier tout cela à un tiers dont vous n'avez pas lu la politique de conservation.

L'outil gratuit proposé ici supprime la question. Le fichier est lu et tamponné dans votre navigateur, donc aucune copie ne reste sur le serveur de qui que ce soit, ni à conserver, ni à faire fuiter, ni à réquisitionner. Avant de signer un document sensible, ouvrez l'onglet Réseau des outils de développement et regardez : aucune requête ne transporte le document.

Questions fréquentes

Puis-je signer directement depuis l'aperçu Gmail ou Outlook ?

Il faut d'abord enregistrer la pièce jointe. Les aperçus de messagerie affichent le PDF mais ne donnent qu'une copie temporaire que les autres applications n'atteignent pas toujours. Le téléchargement prend une seconde et fait de la version signée un vrai fichier joignable à votre réponse.

Le destinataire a-t-il besoin d'un compte pour l'ouvrir ?

Non. Il reçoit un PDF ordinaire joint à votre réponse, lisible dans n'importe quelle visionneuse. Personne n'a à s'inscrire, à cliquer sur un lien de signature ou à confirmer une adresse, ce qui est justement la raison pour laquelle on vous a envoyé un PDF.

La pièce jointe est-elle téléversée quand je la signe ?

Non. Le document est ouvert et signé par du code exécuté dans votre navigateur, puis enregistré sur votre appareil. Il n'est transmis ni à nous ni à personne. Vérifiez-le dans l'onglet Réseau, ou déconnectez-vous d'internet une fois la page chargée et signez malgré tout.

Que faut-il écrire dans la réponse ?

Une ligne suffit : la copie signée est jointe, et vous précisez si vous attendez quelque chose en retour, par exemple la version contresignée. Si un délai vous avait été donné, confirmer dans la même phrase que vous l'avez tenu évite un email de relance.