Comment envoyer un document à faire signer

La voie gratuite, en trois étapes

1. 01

   Signez votre partie d'abord

   Ouvrez le PDF dans l'outil gratuit, ajoutez votre signature et la date, téléchargez. Envoyer un document déjà signé de votre côté rend évident ce que vous attendez en retour.

2. 02

   Envoyez-le avec une demande claire

   Joignez le PDF signé et dites en une ligne ce qu'il vous faut et pour quand. Indiquez où signer depuis un navigateur, car la plupart des gens bloquent sur l'imprimante, pas sur la décision.

3. 03

   Classez la copie qui revient

   Gardez la réponse : le fil d'email conserve les horodatages et l'adresse d'envoi. Sur un accord informel, ce fil constitue votre dossier.

Ce que la voie de l'email ne donne pas

Un fil d'email prouve qu'un fichier est passé d'une boîte à une autre. Il ne prouve ni qui était devant le clavier, ni que le signataire a vu la version définitive, ni que la copie dans votre dossier est celle qu'il a signée. Pour un ami à qui vous prêtez un utilitaire, cela suffit. Pour un contrat client que vous pourriez devoir faire exécuter, c'est mince.

L'autre faiblesse est la dérive des versions. Dès que le PDF circule en pièce jointe, deux copies légèrement différentes peuvent coexister, et personne ne s'en aperçoit avant que quelqu'un cite une clause qui n'existe que dans l'une des deux.

Quand le lien de signature se justifie

Une demande de signature envoie à l'autre partie un lien à durée limitée plutôt qu'une pièce jointe. Elle ouvre le document, donne son consentement explicite à signer électroniquement, et signe. La signature est appliquée côté serveur, donc l'appareil du signataire ne peut pas modifier le contenu du document, et chaque partie reçoit par email un certificat de fin de parcours avec horodatages, adresses email, adresses IP et empreintes SHA-256 du document.

Cela compte quand le montant justifierait une contestation, quand plusieurs personnes signent le même document, ou quand il faudra montrer à un tiers, comptable ou assureur, ce qui s'est passé. La fonction fait partie des offres payantes, et le document est conservé dans un coffre chiffré avec une piste d'audit en ajout seul, pas dans une boîte mail.

Laquelle choisir

Passez par l'email quand l'autre partie est quelqu'un en qui vous avez confiance, que le document est court et que vous n'iriez de toute façon jamais au contentieux. Passez par le lien de signature quand le document est un vrai accord commercial, qu'il y a plus de deux signataires, ou que le montant justifierait un litige.

Autant le dire franchement. La voie email est gratuite et immédiate, mais vous laisse avec un PDF et un fil de discussion. La voie du lien coûte de l'argent et impose un parcours à l'autre partie, et vous laisse en échange une trace qui tient hors de votre propre messagerie.

Questions fréquentes

Peut-on envoyer un document à signer sans payer ?

Oui, en envoyant le PDF par email et en demandant la copie signée en retour. Le destinataire peut le signer gratuitement dans son navigateur, sans compte. Ce que vous n'avez pas, c'est une étape de consentement enregistrée, des horodatages et un certificat de fin de parcours, ce qui sépare la voie gratuite d'une demande de signature.

L'autre personne doit-elle créer un compte pour signer ?

Pas par email. Elle ouvre le PDF dans un outil gratuit de navigateur et répond avec la copie signée. Avec un lien de signature, elle ouvre le lien et signe sur place, toujours sans inscription : seule la personne qui envoie la demande a besoin d'une offre payante.

Deux personnes ou plus peuvent-elles signer le même document ?

Par email c'est possible mais vite pénible, car chaque signataire doit signer la copie renvoyée par le précédent, dans l'ordre, sinon vous fusionnez des versions. Un lien de signature gère plusieurs signataires sur un même document et envoie à tout le monde le même certificat de fin de parcours.

Que contient le certificat de fin de parcours ?

Les horodatages de chaque signature, les adresses email des signataires, les adresses IP depuis lesquelles ils ont signé et les empreintes SHA-256 du document. L'empreinte est ce qui permet ensuite de démontrer que le fichier en votre possession est bien celui qui a été signé, et non une copie réenregistrée.