Cómo firmar un documento que has recibido por email

De la bandeja de entrada a la respuesta firmada

1. 01

   Guarda el adjunto

   Descarga el PDF del correo en vez de trabajar dentro de la vista previa del gestor de email. En el móvil, usa el menú de compartir y guárdalo en Archivos o Descargas para poder elegirlo después.

2. 02

   Fírmalo en el navegador

   Abre el firmador gratuito, elige el archivo guardado y coloca tu firma sobre la línea correspondiente. Añade la fecha si el documento la pide. Todo ocurre en la pestaña, en tu dispositivo.

3. 03

   Responde con la copia firmada adjunta

   Dale a responder sobre el correo original para no romper el hilo, adjunta el PDF firmado y di en una línea que va la copia firmada. Guarda el adjunto original en tu archivo.

Ponle un nombre que la otra parte pueda archivar

El archivo firmado se descarga con un nombre derivado del original. Antes de adjuntarlo, plantéate renombrarlo a algo clasificable, por ejemplo el nombre original seguido de tu apellido. Quien gestione veinte contratos firmados por semana te lo agradecerá.

Responde al mensaje original en vez de abrir uno nuevo. Ese hilo ya contiene el historial de versiones, el plazo y lo que se acordó por escrito, que en la mayoría de acuerdos pequeños es lo más parecido a un registro.

Hacerlo entero desde el móvil

Funciona en el móvil sin instalar nada. Guarda el adjunto desde la app de correo, abre el firmador en el navegador del teléfono, elige el archivo y dibuja la firma con el dedo. Una firma hecha con el dedo pero con la página ampliada se parece mucho más a la tuya que una garabateada al tamaño de la hoja.

El PDF firmado cae en las descargas del teléfono. Vuelves a la app de correo, respondes y lo adjuntas desde ahí. El circuito completo son unos dos minutos y no sale del dispositivo.

Por qué no usar aquí un firmador que sube archivos

Un contrato que llega por email suele contener justo lo que no querrías dejar en un servidor desconocido: nombres, direcciones, cuentas bancarias, cifras de sueldo y a veces un DNI. Subirlo a una herramienta web gratuita significa entregar todo eso a un tercero cuya política de conservación no has leído.

El firmador gratuito de aquí elimina la pregunta. El archivo se lee y se sella en tu navegador, así que no queda copia en el servidor de nadie que se pueda conservar, filtrar o requerir judicialmente. Si quieres comprobarlo antes de firmar algo delicado, abre la pestaña Red de las herramientas de desarrollador y mira: ninguna petición lleva el documento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo firmar desde la vista previa de Gmail o Outlook?

Primero tienes que guardar el adjunto. Las vistas previas del correo muestran el PDF pero dejan una copia temporal a la que otras aplicaciones no siempre llegan. Descargarlo es un toque y hace que la versión firmada sea un archivo real que puedes adjuntar a la respuesta.

¿Quien lo recibe necesita una cuenta para abrirlo?

No. Recibe un PDF normal adjunto a tu respuesta, que se abre en cualquier visor. A nadie se le pide registrarse, pulsar un enlace de firma ni confirmar un correo, que suele ser justo el motivo por el que te enviaron un PDF y no una invitación.

¿Se sube el adjunto cuando lo firmo?

No. El documento se abre y se firma con código que corre en tu navegador y se guarda después en tu dispositivo. No se transmite ni a nosotros ni a nadie. Puedes verificarlo en la pestaña Red, o desconectándote de internet una vez cargada la página y firmando igual.

¿Qué escribo en la respuesta?

Con una línea basta: que adjuntas la copia firmada y si necesitas algo de vuelta, por ejemplo la versión firmada también por ellos. Si te dieron un plazo, confirmar en la misma frase que lo has cumplido te ahorra un correo de seguimiento.